Khách vừa báo hóa đơn ghi cao hơn hợp đồng, kế toán thường muốn sửa thật nhanh để gửi lại. Nhưng trước khi mở nút điều chỉnh, cần xác định hóa đơn đang là bản chưa phát hành hay đã phát hành, sai ở đâu và số đúng là bao nhiêu. Chọn sai cách xử lý có thể khiến phần mềm chạy thành công nhưng hồ sơ kế toán vẫn không khớp.

1. Phân loại tình huống trước khi sửa

Đối với hóa đơn đã lập sai, căn cứ chính là Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Không dùng lại cách hủy hóa đơn sai chỉ vì chưa gửi cho khách như quy trình cũ trước ngày 01/06/2025.

Điều chỉnh phù hợp khi cần phản ánh rõ phần thông tin hoặc giá trị thay đổi. Thay thế tạo một hóa đơn mới thể hiện nội dung đúng, có liên hệ với hóa đơn bị thay thế. Xem riêng quy trình thay thế và lập biên bản điện tử nếu chọn phương án đó.

2. Tính phần tăng, giảm trước khi nhập

Ví dụ minh họa: hợp đồng của một giao dịch có tiền hàng đúng là 4.500.000đ, nhưng hóa đơn đã ghi 5.000.000đ. Giả sử giao dịch áp dụng đúng thuế suất 10% và thuế suất không thay đổi:

• Tiền hàng điều chỉnh: 4.500.000 − 5.000.000 = −500.000đ.
• Tiền thuế điều chỉnh: 450.000 − 500.000 = −50.000đ.
• Tổng phần giảm: −550.000đ.

Sau điều chỉnh, cộng giá trị hóa đơn gốc với phần giảm phải ra tổng đúng 4.950.000đ. Với trường hợp tăng, làm phép tính tương tự theo chiều ngược lại. Thuế suất 10% ở đây chỉ là giả định của ví dụ, không phải mức áp dụng chung cho mọi hàng hóa, dịch vụ.

Điểm dễ nhầm là nhập toàn bộ 4.500.000đ vào phần điều chỉnh thay vì phần giảm 500.000đ. Trước khi ký, hãy nhìn bản thể hiện và đối chiếu phép cộng gốc cộng chênh lệch. Nếu sai cả số lượng lẫn đơn giá hoặc thuế suất, cần tính lại từng chỉ tiêu liên quan, không chỉ sửa tổng tiền.

3. Thao tác điều chỉnh trên Bkav eHoadon

Trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn sai thuộc điểm b khoản 1 Điều 19, người bán và người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Với người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán thông báo cho người mua hoặc trên website của mình nếu có. Giữ hồ sơ cùng hóa đơn để đối chiếu.

1. Đăng nhập, tìm đúng hóa đơn trong Hóa đơn đầu ra, mở chi tiết.
2. Chọn chức năng Điều chỉnh Hóa đơn, nhập lý do cụ thể và chuẩn bị văn bản liên quan.
3. Ở bản chờ điều chỉnh, nhập nội dung cần điều chỉnh và số chênh lệch phù hợp. Với ví dụ điều chỉnh đơn giá, hướng dẫn Bkav dùng mục Thêm chi tiết.
4. Đối chiếu người mua, hóa đơn gốc, nội dung và tiền thuế trước khi ghi lại.
5. Ký, phát hành bằng phương thức chữ ký số tài khoản đang sử dụng; sau đó kiểm tra kết quả.

4. Chỉ kết thúc khi kết quả đã khớp

Không coi bấm ký hoặc đóng cửa sổ nhập PIN là hoàn tất. Với hóa đơn có mã, kiểm tra phản hồi cấp mã và trạng thái của cả hóa đơn điều chỉnh lẫn hóa đơn gốc. Nếu còn chờ xử lý hoặc bị từ chối, đọc thông báo trước khi thao tác tiếp.

• Sai dấu tăng/giảm: kiểm tra lại phép tính, loại điều chỉnh và bản thể hiện trước khi ký.
• Thiếu liên hệ với hóa đơn gốc: đối chiếu mẫu số, ký hiệu, số và ngày hóa đơn.
• Lỗi công cụ ký: xử lý kết nối theo hướng dẫn kiểm tra BkavCA Signer; không tạo lại hóa đơn chỉ vì lỗi ký.
• Khách vẫn dùng bản cũ: gửi thông tin điều chỉnh và hướng dẫn lưu cùng hồ sơ gốc, tránh bỏ sót phần chênh lệch.

Cuối cùng, tra cứu và tải XML, lưu thỏa thuận, phản hồi xử lý cùng chứng từ. Nếu cần bổ sung số lượng sử dụng, xem bảng giá Bkav và chiết khấu riêng tại bkavehoadon.com.

Căn cứ: Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nội dung thao tác đối chiếu hướng dẫn Bkav LD26, LD27; rà soát ngày 23/09/2026.

Bên mua phát hiện mã số thuế trên hóa đơn không đúng và yêu cầu gửi lại bản mới. Đây không phải việc mở file PDF rồi sửa vài ký tự. Nếu chọn thay thế, người bán phải tạo hóa đơn thay thế có liên hệ với hóa đơn gốc, hoàn thiện hồ sơ sai sót và kiểm tra kết quả phát hành.

1. Khi nào lựa chọn thay thế?

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các sai sót như sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng có thể xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế. Không phải cứ sai một thông tin là bắt buộc thay thế.

Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua trong khi MST và các nội dung khác đúng, đó là tình huống riêng: thông báo người mua và thực hiện thông báo 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn. Xem bảng phân loại lỗi và cách điều chỉnh tăng/giảm trước khi chọn.

Để hình dung sự khác biệt, giả sử hóa đơn ghi tiền hàng 5 triệu đồng nhưng giá trị đúng là 4,5 triệu đồng. Nếu chọn điều chỉnh, cần phản ánh chênh lệch theo nghiệp vụ. Nếu chọn thay thế, hóa đơn mới thể hiện nội dung đúng và tham chiếu hóa đơn bị thay thế. Không nhập số chênh lệch vào hóa đơn thay thế chỉ vì đã quen làm điều chỉnh.

2. Chuẩn bị và xác nhận biên bản điện tử

Trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn sai thuộc điểm b khoản 1 Điều 19, đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Với người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán thông báo cho người mua hoặc trên website của người bán nếu có.

Một hồ sơ rõ ràng cần giúp người đọc trả lời được: hóa đơn nào sai, sai ở trường nào, thông tin đúng là gì và hai bên thống nhất xử lý ra sao. Chỉ ghi “sai thông tin” sẽ khiến việc đối soát sau này khó hơn. Ví dụ lý do: “Mã số thuế người mua trên hóa đơn số … ngày … chưa đúng; thay thế để cập nhật mã số thuế theo hồ sơ đăng ký của bên mua.” Điền dữ liệu thực tế, không sao chép nguyên dấu ba chấm.

1. Từ chi tiết hóa đơn, chọn điều chỉnh/thay thế và chức năng Lập biên bản nếu tài khoản hiển thị.
2. Kiểm tra nội dung, email người mua rồi ký/gửi. Bkav cũng có lựa chọn ký/lưu trong trường hợp không có email.
3. Người mua mở thông báo, đọc biên bản và xác nhận. Hướng dẫn Bkav mô tả hai cách: USB Token hoặc OTP gửi email.
4. Kiểm tra kết quả xác nhận và văn bản đính kèm trước khi coi hồ sơ đã hoàn tất.

Không có email không đồng nghĩa được bỏ qua thỏa thuận cần có. Cũng không coi biên bản đã được bên bán gửi là hai bên đã hoàn thành xác nhận. Phân biệt rõ OTP xác nhận biên bản với phương thức ký hóa đơn.

3. Tạo, sửa nội dung và phát hành hóa đơn thay thế

1. Trong Hóa đơn đầu ra, tìm đúng hóa đơn, mở chi tiết và chọn Thay thế Hóa đơn.
2. Nhập lý do, hoàn thiện biên bản/đính kèm theo hồ sơ đã chuẩn bị.
3. Kiểm tra bản chờ thay thế, sửa thông tin sai và rà lại toàn bộ người mua, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế.
4. Ghi lại, kiểm tra bản thể hiện rồi ký và phát hành bằng phương thức chữ ký số đang dùng.

4. Kiểm tra cả hóa đơn mới và hóa đơn gốc

Hóa đơn thay thế cần thể hiện quan hệ với hóa đơn bị thay thế theo quy định. Đối chiếu mẫu số, ký hiệu, số, ngày hóa đơn gốc và các trường vừa sửa. Với hóa đơn có mã, chờ phản hồi cấp mã; không gửi cho khách một bản còn chờ thay thế rồi báo đã hoàn tất.

Hướng dẫn Bkav minh họa hóa đơn mới chuyển sang trạng thái thay thế đã được thuế duyệt, còn bản gốc chuyển sang bị thay thế. Cách viết nhãn có thể khác giữa các phiên bản. Điều cần xác nhận là trạng thái xử lý thực tế và mối liên hệ giữa hai bản, không chỉ nhìn thấy một số hóa đơn mới.

• Không thấy nút thay thế: kiểm tra quyền tài khoản, trạng thái hóa đơn và đúng hóa đơn cần xử lý; không lập một hóa đơn thông thường để thay bằng tay.
• Không nhận email biên bản: kiểm tra địa chỉ, thư rác và trạng thái gửi; phối hợp người mua trước khi gửi lại.
• Ký báo lỗi: đọc thông báo, kiểm tra chữ ký số/công cụ ký; không bấm tạo nhiều bản mới liên tiếp.
• Hóa đơn thay thế vẫn sai: kiểm tra lịch sử và phương thức đã dùng; không tự đổi qua lại giữa điều chỉnh và thay thế để thử.

5. Gửi khách và lưu một bộ hồ sơ thống nhất

Gửi mã tra cứu của hóa đơn mới, thông báo rõ bản nào bị thay thế và lưu hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, thỏa thuận cùng phản hồi liên quan. Bài tra cứu, đọc XML và tải PDF giúp bên mua kiểm tra đúng dữ liệu nhận được.

Nếu cần hỗ trợ chọn dịch vụ cho tài khoản đang sử dụng, xem cách mua thêm hóa đơn và giá thanh toán sau chiết khấu riêng. Hồ sơ nghiệp vụ cần xử lý đúng trước khi tính đến việc mua thêm gói.

Căn cứ: Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thao tác đối chiếu Bkav NC1a và LD21; rà soát ngày 23/09/2026.

Một cửa hàng bán lẻ xuất nhiều giao dịch nhỏ sẽ có nhu cầu khác một hộ kinh doanh dịch vụ chỉ lập vài hóa đơn mỗi tuần. Vì vậy, chọn gói Bkav cho hộ kinh doanh nên bắt đầu từ cách bán hàng và quy trình xuất hóa đơn, rồi mới đến số lượng và giá.

Xác định đúng loại hóa đơn trước

Bảng giá có nhóm hộ kinh doanh và nhóm hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Không chọn chỉ vì một nhóm có mức giá thấp hơn. Loại sử dụng cần phù hợp đăng ký của đơn vị và yêu cầu áp dụng cho hoạt động kinh doanh. Nếu chưa rõ trường hợp của mình, xác nhận với người phụ trách thuế hoặc cơ quan thuế quản lý trước khi đăng ký.

Bài này hướng dẫn lựa chọn dịch vụ, không kết luận mọi hộ kinh doanh đều phải dùng cùng một loại hóa đơn. Mô hình kinh doanh, phương thức lập chứng từ và phần mềm hiện có là những thông tin cần làm rõ ngay từ đầu.

Ba tình huống thường gặp

Hộ dịch vụ có ít giao dịch

Nếu số lượng hóa đơn mỗi tháng tương đối nhỏ và một người trực tiếp thao tác, hãy ưu tiên quy trình dễ dùng, mức gói vừa sức thanh toán và hỗ trợ khi cần. Không cần chọn gói cao nhất chỉ vì có nhiều tính năng chưa sử dụng.

Cửa hàng bán lẻ, ăn uống có nhiều giao dịch tại quầy

Cần quan tâm cách lấy dữ liệu từ phần mềm bán hàng, cách ký và gửi hóa đơn cho khách. Trước khi mua, cung cấp tên POS, phiên bản, số quầy và số địa điểm để kiểm tra khả năng kết nối. Xem thông tin tích hợp phần mềm bán hàng.

Hộ kinh doanh cần quản lý cả đầu ra lẫn đầu vào

Ngoài gói phát hành, hãy xem hạn mức và thời hạn quản lý hóa đơn mua vào. Quyền lợi đi kèm không đồng nghĩa mọi dịch vụ đều có cùng thời hạn hoặc không giới hạn. Nếu đã có công cụ kế toán riêng, đối chiếu khả năng sử dụng chung trước khi mua thêm.

Tính số lượng bằng một ví dụ dễ kiểm tra

Giả sử hộ dịch vụ dự kiến 40 hóa đơn mỗi tháng, sáu tháng sẽ cần khoảng 240 hóa đơn. Nếu dự kiến cao điểm phát sinh thêm 60 hóa đơn, nhu cầu tham khảo là 300. Hãy đối chiếu các mức hiện có tại bảng giá Bkav dành cho hộ kinh doanh, thay vì chọn theo số lượng người khác đang dùng.

Với cửa hàng mới chưa có lịch sử, ghi dự kiến số giao dịch cần lập hóa đơn và kiểm tra lại sau thời gian vận hành đầu tiên. Đừng dùng số hóa đơn khách chủ động xin làm cơ sở duy nhất để ước tính nghĩa vụ lập hóa đơn.

So gói thường, nâng cao và máy tính tiền

• Số lượng: so các gói cùng mức trước khi kết luận gói nào rẻ.
• Quyền lợi: đọc dịch vụ quản lý đầu vào, chữ ký số và phần mềm đi kèm nếu có.
• Thời hạn: phân biệt quyền sử dụng lượng hóa đơn với thời hạn từng dịch vụ kèm theo.
• Khoản thanh toán: kiểm tra giá thực thu, VAT, phí khởi tạo và các dịch vụ tùy chọn.
• Triển khai: xác nhận phần mềm bán hàng, thiết bị và hướng dẫn vận hành.

Ưu đãi riêng cho khách đặt tại bkavehoadon.com

Khi so các gói, hãy ưu tiên cột giá thanh toán sau chiết khấu. Chẳng hạn bảng giá hộ kinh doanh ghi nhận ngày 23/09/2026: gói thường 5.000 hóa đơn có giá xuất hóa đơn 1.771.200đ, thanh toán 1.599.000đ, chênh 172.200đ. Gói thường 10.000 hóa đơn có hai mức tương ứng 2.851.200đ và 2.499.000đ, chênh 352.200đ.

Đó là lợi ích trực tiếp từ chính sách giá riêng của bkavehoadon.com. Mức chiết khấu tùy gói; các gói nhỏ có thể chưa có chênh lệch. Giá gói chưa thay cho tổng dự toán có phí khởi tạo và dịch vụ tùy chọn. Xem ưu đãi mới nhất và chọn gói hộ kinh doanh trước khi đặt mua.

Chuẩn bị thông tin để được tư vấn đúng

Khi dùng form đăng ký tư vấn, ghi ngành nghề, số địa điểm, phần mềm đang dùng, số hóa đơn dự kiến và đã có chữ ký số hay chưa. Những thông tin này giúp chọn đúng gói hơn một yêu cầu chung chung “báo gói rẻ nhất”.

Nếu đã dùng Bkav và chỉ thiếu số lượng, xem hướng dẫn mua thêm hóa đơn. Khi bắt đầu thao tác, tham khảo cách lập và phát hành để chuẩn bị dữ liệu trước.

Video tham khảo thao tác liên quan

Xem video và hướng dẫn riêng →

Hỗ trợ kỹ thuật: 1900 1854. Tư vấn gói và chiết khấu: 0962 268 862.

Cần xuất hóa đơn gấp nhưng tìm kiếm “Bkav eHoadon đăng nhập” lại thấy nhiều trang báo giá và tra cứu? Trước hết hãy xác định bạn là người phát hành hóa đơn hay người nhận hóa đơn. Hai công việc này dùng cách truy cập khác nhau; người mua chỉ cần xem hóa đơn thường không cần tài khoản quản trị của bên bán.

Người nhận hóa đơn chỉ cần tra cứu, hãy xem hướng dẫn tra cứu hóa đơn BKAV dành cho người mua.

Đăng nhập Bkav eHoadon ở đâu?

Người lập và phát hành hóa đơn truy cập hệ thống Bkav eHoadon. Đây là đường dẫn đăng nhập được nêu trong hướng dẫn sử dụng của Bkav. Kiểm tra đúng tên miền trước khi nhập tài khoản; trang báo giá bkavehoadon.com dùng để tư vấn, không phải nơi tiếp nhận mật khẩu eHoadon.

Nếu bạn nhận email hóa đơn và chỉ muốn xem chứng từ của một lần mua hàng, hãy đọc cách tra cứu hóa đơn bằng mã và tải PDF, XML. Không cần xin mật khẩu của đơn vị bán hàng.

Hai cách đăng nhập

1. Bằng tài khoản: mở hệ thống, nhập tên đăng nhập và mật khẩu đã được cấp, sau đó chọn Đăng nhập. Tài khoản nhân viên cần đúng quyền được quản trị viên giao.
2. Bằng USB Token: cắm thiết bị, kiểm tra Signer đã cài, chọn Đăng nhập bằng USB Token và chọn chứng thư đúng đơn vị còn hiệu lực. Nếu hệ thống yêu cầu thiết lập mật khẩu lần đầu, hoàn tất theo màn hình trước khi tiếp tục.

Đừng mặc định tên đăng nhập luôn là mã số thuế. Một doanh nghiệp có thể có nhiều người sử dụng, mỗi người có tài khoản và quyền khác nhau. Khi tiếp nhận công việc từ kế toán cũ, nên đối chiếu tên tài khoản với người quản trị thay vì thử nhiều biến thể liên tiếp.

Quên mật khẩu thì xử lý thế nào?

Quy trình đặt lại mật khẩu Bkav công bố sử dụng USB chữ ký số: cắm Token, chọn Quên mật khẩu, chọn chủ thể chứng thư đã đăng ký, nhập tên đăng nhập và mật khẩu mới; sau đó xác nhận bằng PIN Token. Chỉ coi là hoàn tất khi hệ thống báo đặt lại thành công.

Nếu không có Token, không còn người quản trị cũ hoặc chứng thư đã thay đổi, hãy liên hệ hỗ trợ để xác minh tài khoản. Không gửi mật khẩu hay PIN qua form tư vấn. Mật khẩu đăng nhập eHoadon và PIN USB Token là hai thông tin khác nhau: đổi một thông tin không có nghĩa thông tin còn lại tự đổi.

Đúng mật khẩu mà vẫn chưa vào được

• Kiểm tra Caps Lock, bộ gõ tiếng Việt và khoảng trắng bị dán thêm ở đầu hoặc cuối.
• Nếu dùng trình duyệt tự điền, kiểm tra có đang lấy mật khẩu của tài khoản khác hay không.
• Nếu đăng nhập bằng Token nhưng không hiện chứng thư, kiểm tra phần mềm quản lý thiết bị và công cụ BkavCA Signer.
• Ghi lại thông báo lỗi chính xác để kỹ thuật phân biệt lỗi tài khoản, thiết bị hay kết nối.

Sau khi vào được hệ thống

Kiểm tra tên đơn vị và quyền thao tác trước khi lập chứng từ. Với người làm cho nhiều doanh nghiệp, đây là bước nhỏ nhưng tránh được việc nhập dữ liệu vào nhầm tài khoản. Nếu cần làm hóa đơn đầu tiên, xem hướng dẫn tạo và phát hành hóa đơn.

Đã hết số lượng sử dụng? Xem cách mua thêm hóa đơn Bkav. Đơn vị chưa có dịch vụ có thể đối chiếu bảng giá eHoadon trước khi đăng ký.

Video tham khảo thao tác liên quan

Xem video và hướng dẫn riêng →

Hỗ trợ kỹ thuật: 1900 1854. Tư vấn gói và chiết khấu: 0962 268 862.

Đang dùng Bkav eHoadon và sắp hết số lượng hóa đơn, điều cần làm là bổ sung đúng gói cho đúng tài khoản. Không nên tạo tài khoản mới chỉ để mua thêm, cũng không nên nhầm việc hết lượt hóa đơn với chữ ký số hết hạn. Hai tình huống này cần xử lý khác nhau.

Kiểm tra gì trước khi đặt mua thêm?

Mở tài khoản đang sử dụng, đối chiếu thông tin đơn vị và tình trạng gói dịch vụ. Nếu màn hình báo lỗi khi phát hành, đọc nguyên thông báo: lỗi chữ ký, lỗi dữ liệu hoặc phản hồi từ cơ quan thuế không tự được giải quyết bằng việc mua thêm số lượng.

• Mã số thuế và tên đơn vị đang sử dụng.
• Tài khoản cần bổ sung số lượng, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.
• Loại hóa đơn đang dùng: gói thông thường hay hóa đơn từ máy tính tiền.
• Số lượng còn lại, nhu cầu dự kiến và gói đang sử dụng.
• Thông tin người liên hệ để xác nhận đơn và thông tin xuất hóa đơn dịch vụ.

Chọn bao nhiêu hóa đơn cho vừa nhu cầu?

Lấy số lượng đã phát hành trong vài tháng gần đây làm điểm bắt đầu. Ví dụ một cửa hàng dự kiến xuất 120 hóa đơn mỗi tháng, nhu cầu sáu tháng khoảng 720 hóa đơn. Nếu đang còn 80 hóa đơn, phần cần bổ sung theo dự kiến là khoảng 640; sau đó mới so các mức gói có trên bảng giá. Đây là ví dụ tính nhu cầu, không phải quy định bắt buộc mua gói nào.

Với đơn vị có mùa cao điểm, đừng chỉ lấy tháng thấp nhất nhân lên. Nên ghi riêng lượng phát sinh thường xuyên và lượng tăng thêm dự kiến. Mua gói lớn có thể giảm đơn giá bình quân nhưng vẫn cần cân đối khoản thanh toán và nhu cầu thực.

Đọc giá gói và khoản thanh toán thế nào?

Vào bảng giá hóa đơn điện tử Bkav, chọn đúng nhóm khách hàng rồi so hai gói cùng số lượng. Bảng giá trình bày giá xuất hóa đơn, giá thanh toán và ghi chú riêng để đối chiếu. Ưu đãi có thể thay đổi nên nên dùng số đang hiển thị tại thời điểm đặt mua.

Cần xác nhận rõ đây là mua bổ sung cho tài khoản đang hoạt động, có phát sinh khoản thiết lập nào không và quyền lợi nào được giữ hoặc bổ sung. Không tự cộng lại phí khởi tạo của đăng ký mới vào mọi đơn mua thêm; cũng không mặc định tất cả đơn mua thêm đều được miễn mọi khoản phí.

Chiết khấu riêng khi mua tại bkavehoadon.com

Khách đặt dịch vụ tại bkavehoadon.com được áp dụng mức thanh toán ưu đãi theo từng gói. Hãy nhìn vào cột giá thanh toán: đây là số tiền cần đối chiếu khi chọn mua, bên cạnh cột giá xuất hóa đơn được trình bày riêng.

Ví dụ bảng giá ghi nhận ngày 23/09/2026: gói thường doanh nghiệp 5.000 hóa đơn có giá xuất hóa đơn 2.764.800đ, giá thanh toán 2.380.800đ, chênh lệch 384.000đ; gói thường 20.000 hóa đơn là 7.830.000đ và 6.380.000đ, chênh lệch 1.450.000đ. Đây là chênh lệch giữa hai cột trên bảng giá của website, chưa cộng phí khởi tạo hoặc dịch vụ tùy chọn nếu phát sinh.

Không áp dụng cùng một tỷ lệ giảm cho mọi gói. Xem giá sau chiết khấu đang áp dụng, chọn đúng số lượng rồi gửi yêu cầu để được xác nhận tổng thanh toán cho tài khoản của bạn.

Gói thường và nâng cao khác nhau ở đâu?

Nếu chỉ cần phát hành hóa đơn bán ra, bắt đầu so gói thường. Nếu còn mất nhiều thời gian thu thập, kiểm tra hóa đơn mua vào, đối chiếu thêm quyền lợi quản lý đầu vào ở gói nâng cao. Số hóa đơn bán ra và hạn mức xử lý đầu vào là hai phạm vi cần đọc riêng.

Đơn vị đã mua dịch vụ đầu vào trước đó nên hỏi quyền lợi mới sẽ được áp dụng thế nào để tránh trùng nhu cầu. Có thể xem dịch vụ quản lý hóa đơn đầu vào trước khi chọn.

Đặt mua và kiểm tra sau khi được bổ sung

1. Chọn gói trên bảng giá, dùng nút đăng ký và ghi rõ “mua thêm cho tài khoản đang dùng”.
2. Đối chiếu mã số thuế, loại hóa đơn, số lượng và số tiền với người tiếp nhận.
3. Thực hiện thanh toán theo thông tin đã được xác nhận.
4. Sau khi có thông báo hoàn tất, vào đúng tài khoản kiểm tra số lượng/quyền lợi được bổ sung.

Nếu số lượng chưa thay đổi, gửi thông tin đơn cho bộ phận tiếp nhận để đối soát; không đặt lại một đơn giống hệt chỉ vì trang chưa cập nhật. Cần trợ giúp truy cập, xem hướng dẫn đăng nhập eHoadon.

Hỗ trợ kỹ thuật: 1900 1854. Tư vấn gói và chiết khấu: 0962 268 862.

Khi danh sách bán hàng đã có trong bảng tính, nhập lại từng hóa đơn vừa lâu vừa dễ nhầm. Cách hợp lý là chuẩn bị file theo cấu trúc hệ thống đang hỗ trợ, kiểm tra dữ liệu một lượt rồi mới đưa lên Bkav eHoadon.

Chuẩn bị file để tránh phải làm lại

Giữ một bản dữ liệu gốc trước khi chỉnh sửa. Kiểm tra mã số thuế, ngày, số lượng và các cột tiền; đặc biệt chú ý ô bị Excel tự đổi định dạng. Với lần sử dụng đầu, nên thử một nhóm nhỏ trước khi xử lý toàn bộ danh sách.

Nhập file lên hệ thống

1. Đăng nhập, vào Hóa đơn đầu ra → Tạo HĐ từ file Excel.
2. Bấm Chọn file, chọn bảng tính đã chuẩn bị.
3. Chọn Đọc file Excel để hệ thống đọc dữ liệu.
4. Đối chiếu số dòng được nhận; bấm Ghi lại để đưa dữ liệu vào danh sách.
5. Kiểm tra hóa đơn vừa tạo, sau đó ký từng hóa đơn hoặc chọn nhiều hóa đơn để ký theo lô.

Với USB Token, hệ thống yêu cầu PIN để xác nhận ký. Với Bkav HSM, thông báo có thể cho biết hóa đơn đã chuyển sang ký tự động; cần kiểm tra kết quả sau đó.

File đọc được chưa có nghĩa là dữ liệu đã đúng

Một bảng tính có thể đúng cấu trúc nhưng vẫn nhầm người mua hoặc số tiền. Hãy đối chiếu ít nhất số hóa đơn, tổng doanh thu và những dòng có giảm giá. Nếu số liệu chênh, dừng ở bước kiểm tra để tìm nguyên nhân, tránh ký cả lô rồi mới phát hiện.

Đừng tải lại nguyên file nhiều lần khi đường truyền chậm. Kiểm tra danh sách đã nhận trước để tránh nhân đôi dữ liệu. Nên ghi lại thời điểm nhập và tên file để người cùng bộ phận biết lô nào đã xử lý.

Khi nào nên chọn gói lớn hơn?

Nếu nhập Excel thường xuyên vì số lượng hóa đơn tăng, hãy so sánh gói thường và gói nâng cao theo lượng sử dụng thực tế. Nhu cầu quản lý hóa đơn mua vào có thể đối chiếu riêng tại bảng giá quản lý hóa đơn đầu vào.

Video hướng dẫn thao tác

Xem video và hướng dẫn riêng →

Cần hỗ trợ thao tác? Gọi 1900 1854. Tư vấn đăng ký dịch vụ: 0962 268 862.

Gia hạn hoặc cấp lại chữ ký số xong, kế toán vẫn có thể gặp vướng mắc khi quay lại ký hóa đơn. Điều cần kiểm tra là chứng thư đang được hệ thống sử dụng, chứ không chỉ việc USB đã được máy tính nhận.

Trường hợp dùng USB Token

1. Cắm thiết bị và đăng nhập Bkav eHoadon.
2. Vào Tài khoản → Thông tin tài khoản → Thêm mới.
3. Nếu công cụ ký chưa sẵn sàng, thực hiện bước thiết lập theo hướng dẫn hiển thị.
4. Tại cửa sổ thêm chứng thư số, chọn đúng chủ thể và bấm Ghi lại.
5. Xác nhận thay đổi thông tin, rà lại tờ khai rồi Ký gửi. Nhập PIN khi được yêu cầu.

Trường hợp dùng Bkav HSM

Thông tin chữ ký số có thể được hệ thống cập nhật tự động khi mua mới, gia hạn hoặc cấp lại. Theo hướng dẫn Bkav, người dùng vẫn cần vào phần Thông báo phát hành để thực hiện ký gửi đăng ký tương ứng; không làm thao tác chọn USB như trên.

Những điểm cần đối chiếu

Kiểm tra tên chủ thể, mã số thuế và hạn chứng thư trước khi xác nhận. Một máy có nhiều thiết bị hoặc nhiều đơn vị sử dụng chung càng cần đọc kỹ dòng chứng thư được chọn. Không đưa mã PIN cho người khác qua tin nhắn chỉ để nhờ kiểm tra hộ.

Sau khi gửi, theo dõi kết quả xử lý đăng ký. Nếu xuất hiện thông báo lỗi, lưu lại nguyên nội dung và thời điểm gặp lỗi để bộ phận hỗ trợ có cơ sở kiểm tra. Đừng xóa chứng thư cũ một cách tùy tiện khi chưa xác định chứng thư nào còn được quy trình khác sử dụng.

Tiếp tục công việc sau khi cập nhật

Quay lại một hóa đơn cần xử lý, đối chiếu trạng thái và thực hiện ký theo quy trình. Bạn có thể xem video thao tác và xử lý lỗi ký. Nếu muốn chuyển phương thức ký hoặc đánh giá chi phí HSM, xem nhóm HSM tại bảng giá dịch vụ trước khi đăng ký thêm.

Video hướng dẫn thao tác

Xem video và hướng dẫn riêng →

Cần hỗ trợ thao tác? Gọi 1900 1854. Tư vấn đăng ký dịch vụ: 0962 268 862.

Đã cập nhật chứng thư nhưng vẫn chưa ký được?

Thay chứng thư không đồng nghĩa lỗi công cụ ký đã được giải quyết. Kiểm tra riêng Signer và kết nối trình duyệt theo hướng dẫn cài Signer, xử lý lỗi không ký được. Nếu khó truy cập tài khoản, xem cách đăng nhập và đặt lại mật khẩu.

Trước khi bộ phận kho cần dùng phiếu điện tử, nên hoàn tất phần thiết lập trên hệ thống. Việc nhìn thấy một mẫu mới trong danh sách chưa đồng nghĩa mẫu đó đã sẵn sàng sử dụng.

Tạo và duyệt mẫu phiếu

1. Đăng nhập Bkav eHoadon; chuẩn bị USB Token nếu ký bằng thiết bị.
2. Mở Thông báo phát hành → Mẫu và Quyết định → Thêm mới.
3. Chọn Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, nhập thông tin mẫu phù hợp rồi ghi lại.
4. Kiểm tra mẫu ở trạng thái mới tạo, chọn Ký duyệt mẫu và xác nhận.

Cập nhật đăng ký sử dụng

Trong phần Thông báo phát hành, chọn thao tác thay đổi thông tin. Trên tờ khai, chọn nhóm chứng từ được quản lý như hóa đơn và thêm mẫu phiếu vào danh sách sử dụng. Ghi lại, kiểm tra thông tin đơn vị cùng chữ ký số, rồi ký gửi. Theo dõi kết quả xử lý trước khi đưa vào vận hành.

Đừng nhầm mẫu tham khảo với mẫu đã đăng ký

Ảnh trong kho mẫu phiếu xuất kho giúp bạn hình dung bố cục. Việc chọn mẫu, đăng ký và sử dụng vẫn cần thực hiện trên tài khoản đơn vị. Với mẫu đã ký duyệt cần chỉnh sửa, nên liên hệ hỗ trợ thay vì tự tạo thêm hàng loạt mẫu gần giống nhau.

Chuẩn bị cho bộ phận kho

Nên thống nhất ai lập phiếu, ai kiểm tra và ai thực hiện ký. Bộ phận kho cần cung cấp nhất quán thông tin hàng hóa, số lượng, nơi đi và nơi nhận; tránh mỗi lần gửi một cách ghi khác nhau khiến kế toán phải hỏi lại.

Ví dụ, khi chuyển hàng giữa hai địa điểm, hãy xác nhận thông tin chuyến hàng trước khi thao tác. Bài này hướng dẫn thiết lập phần mềm, không mặc định mọi lần xuất kho đều được dùng cùng một loại chứng từ.

Tư vấn triển khai

Xem báo giá dịch vụ Bkav hoặc gửi nhu cầu sử dụng phiếu xuất kho để được xác nhận gói và cách triển khai phù hợp trước khi mua.

Cần hỗ trợ thao tác? Gọi 1900 1854. Tư vấn đăng ký dịch vụ: 0962 268 862.

Người mua không nhất thiết có tài khoản phát hành hóa đơn của người bán. Khi nhận được email hoặc SMS, thông tin cần tìm trước hết là mã tra cứu đi kèm hóa đơn.

Nếu không thấy hóa đơn, sai mã hoặc cần người bán gửi lại mã, xem hướng dẫn tổng hợp tra cứu hóa đơn BKAV.

Lấy mã và mở hóa đơn

1. Mở email hoặc tin nhắn người bán gửi, lấy mã tra cứu.
2. Có thể bấm liên kết tra cứu trong email, hoặc mở địa chỉ tracuu.ehoadon.vn trên trình duyệt.
3. Điền mã vào ô tra cứu và thực hiện tìm kiếm.
4. Khi hóa đơn hiển thị, dùng chức năng tải về và chọn định dạng phù hợp như PDF hoặc XML.

Nên giữ file nào?

PDF thuận tiện để đọc và chuyển cho người đối chiếu. XML phục vụ lưu dữ liệu điện tử và các công việc kiểm tra bằng phần mềm. Nên đặt hai file cùng thư mục giao dịch để không phải tìm lại khi cần bàn giao hồ sơ.

Chưa thấy hóa đơn thì kiểm tra gì?

Trước tiên kiểm tra mã có bị thiếu ký tự, dính khoảng trắng hoặc sao chép nhầm số hóa đơn hay không. Sau đó đối chiếu email nhận và hỏi người bán tình trạng gửi. Nếu chưa có mã, hãy đề nghị người bán gửi lại thông tin tra cứu của đúng giao dịch.

Khi cần hỗ trợ, cung cấp ngày giao dịch và thông tin hóa đơn qua kênh làm việc phù hợp. Không đăng công khai ảnh hóa đơn có đầy đủ thông tin khách hàng chỉ để nhờ tìm lỗi trên mạng xã hội.

Đối chiếu sau khi tải

Kiểm tra tên người bán, người mua, mặt hàng và số tiền với giao dịch thực tế. Nếu thấy khác biệt, trao đổi lại với bên phát hành; việc tải được file không thay cho bước đối chiếu nghiệp vụ của đơn vị.

Doanh nghiệp nhận nhiều hóa đơn có thể tham khảo giải pháp quản lý hóa đơn đầu vào. Nếu cần phát hành hóa đơn cho khách hàng của mình, xem bảng giá Bkav eHoadon.

Đã có file XML: đọc và đối chiếu như thế nào?

Khách gửi một tệp XML, mở ra toàn ký tự nên tưởng file hỏng. Thực tế XML là dữ liệu có cấu trúc, cần công cụ đọc phù hợp để hiển thị thành hóa đơn. Đừng sửa file trong trình soạn thảo hoặc đổi đuôi thành PDF để thử mở.

1. Giữ một bản XML gốc như khi nhận; nếu nằm trong ZIP, giải nén trước khi chọn file.
2. Tại trang tra cứu Bkav, chọn Tra cứu bằng file XML.
3. Bấm Chọn file, chọn tệp XML rồi Đọc file XML.
4. Đối chiếu MST hai bên, mẫu số/ký hiệu, số hóa đơn, ngày, tiền hàng và tiền thuế với giao dịch thực tế.
5. Kiểm tra thông tin chữ ký, mã và trạng thái hóa đơn theo dữ liệu/công cụ tra cứu tương ứng. Nếu là bản đã điều chỉnh hoặc bị thay thế, cần xem cả chứng từ liên quan.

Đọc được file không có nghĩa là mọi điều kiện pháp lý hoặc khấu trừ thuế đã được xác nhận. Công cụ hiển thị giúp xem dữ liệu; việc đánh giá hóa đơn còn cần trạng thái, chữ ký, thông tin người bán và hồ sơ giao dịch.

Không đọc được XML hoặc tra cứu không ra: kiểm tra theo thứ tự

• Chọn nhầm PDF, ZIP hoặc tệp rỗng: kiểm tra định dạng và dung lượng, tải lại XML từ thông báo gốc.
• File từng bị sửa: xin lại bản gốc; không sửa tiếp nội dung để làm công cụ hết báo lỗi.
• XML từ hệ thống khác: dùng công cụ phù hợp với định dạng/nhà cung cấp; không kết luận hóa đơn giả chỉ vì một trình đọc không mở được.
• Mã tra cứu không tìm thấy: kiểm tra mã, khoảng trắng khi sao chép, đúng cổng tra cứu và hỏi người bán về trạng thái phát hành.
• Thông tin PDF và XML khác nhau: dừng đối soát, yêu cầu bên bán xác nhận đúng bộ chứng từ. Không chọn bản có số tiền thuận tiện hơn.

Người mua chưa nhận mã: gửi lại đúng hóa đơn

Người bán mở chi tiết hóa đơn trên Bkav, chọn Gửi Mã tra cứu Hóa đơn, kiểm tra email/số điện thoại nhận rồi gửi. Hướng dẫn Bkav cho phép ngăn cách nhiều địa chỉ bằng dấu chấm phẩy. Chỉ nhập đúng người cần nhận; kiểm tra lại trạng thái gửi và đề nghị khách xem cả thư rác.

Video dưới đây minh họa thao tác gửi lại mã, dùng khi đã xác định đúng hóa đơn:

Lưu XML, PDF và Excel đúng mục đích

Giữ XML để lưu dữ liệu hóa đơn gốc; PDF thuận tiện đọc/in; Excel dùng đối soát, không thay thế bộ dữ liệu hóa đơn điện tử. Tổ chức thư mục theo năm, tháng và nhà cung cấp giúp tìm lại nhanh hơn. Xem cách sao lưu XML.

Nếu đối chiếu phát hiện sai sót, xem phân loại lỗi điều chỉnh hoặc quy trình thay thế. Doanh nghiệp cần quản lý nhiều hóa đơn đầu vào có thể xem các gói quản lý hóa đơn đầu vào Bkav.

Video hướng dẫn thao tác

Xem video và hướng dẫn riêng →

Cần hỗ trợ thao tác? Gọi 1900 1854. Tư vấn đăng ký dịch vụ: 0962 268 862.

Đợi đến lúc bàn giao kế toán mới tải hồ sơ thường khiến công việc bị dồn lại. Tạo bản sao lưu định kỳ giúp bạn chủ động hơn khi cần đối chiếu, lưu hồ sơ hoặc chuyển giao cho người phụ trách mới.

Tạo bản sao lưu trên hệ thống

1. Đăng nhập tài khoản Bkav eHoadon của đơn vị.
2. Mở menu dấu ba chấm và chọn Sao lưu.
3. Bấm Tạo Sao lưu mới.
4. Khi bản sao lưu sẵn sàng, bấm Tải về để lưu dữ liệu hóa đơn XML vào máy.

Danh sách sao lưu cũng cho phép tải lại bản đã tạo. Hãy kiểm tra đúng bản cần dùng thay vì mặc định bản cũ nhất bao gồm toàn bộ dữ liệu hiện tại.

Kiểm tra sau khi tải

Không nên chỉ nhìn thấy tên file rồi kết luận đã xong. Kiểm tra tệp đã tải hoàn tất, mở thư mục lưu và thử đọc một số hóa đơn bằng công cụ phù hợp. Nếu tệp nén không mở được, tải lại và kiểm tra dung lượng trước khi chuyển cho người khác.

Tổ chức hồ sơ để dễ bàn giao

Một cách đơn giản là chia thư mục theo đơn vị và kỳ lưu, giữ thêm ghi chú ngày tải. Nếu có nhiều người phụ trách, thống nhất cách đặt tên ngay từ đầu để tránh những thư mục như “mới nhất”, “mới nhất 2” khiến người nhận không biết nên dùng bản nào.

Nên có bản sao ở nơi lưu trữ được đơn vị quản lý và giới hạn người được truy cập. Không dùng đường dẫn chia sẻ công khai cho cả bộ hóa đơn. Khi bàn giao, ghi nhận phạm vi dữ liệu và người tiếp nhận thay vì chỉ gửi một file không có mô tả.

Sao lưu khác với tra cứu từng hóa đơn

Nếu chỉ cần một hóa đơn của một giao dịch, dùng mã tra cứu sẽ thuận tiện hơn. Nếu đang chuẩn bị hồ sơ số lượng lớn, quy trình sao lưu giúp tổ chức dữ liệu tập trung. Với nhu cầu hóa đơn mua vào, xem bảng giá quản lý hóa đơn đầu vào; nhu cầu phát hành xem bảng giá eHoadon.

Video hướng dẫn thao tác

Xem video và hướng dẫn riêng →

Cần hỗ trợ thao tác? Gọi 1900 1854. Tư vấn đăng ký dịch vụ: 0962 268 862.