Thay thế hóa đơn Bkav: lập biên bản điện tử và kiểm tra kết quả
Bên mua phát hiện mã số thuế trên hóa đơn không đúng và yêu cầu gửi lại bản mới. Đây không phải việc mở file PDF rồi sửa vài ký tự. Nếu chọn thay thế, người bán phải tạo hóa đơn thay thế có liên hệ với hóa đơn gốc, hoàn thiện hồ sơ sai sót và kiểm tra kết quả phát hành.
1. Khi nào lựa chọn thay thế?
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các sai sót như sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng có thể xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế. Không phải cứ sai một thông tin là bắt buộc thay thế.
Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua trong khi MST và các nội dung khác đúng, đó là tình huống riêng: thông báo người mua và thực hiện thông báo 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn. Xem bảng phân loại lỗi và cách điều chỉnh tăng/giảm trước khi chọn.
Để hình dung sự khác biệt, giả sử hóa đơn ghi tiền hàng 5 triệu đồng nhưng giá trị đúng là 4,5 triệu đồng. Nếu chọn điều chỉnh, cần phản ánh chênh lệch theo nghiệp vụ. Nếu chọn thay thế, hóa đơn mới thể hiện nội dung đúng và tham chiếu hóa đơn bị thay thế. Không nhập số chênh lệch vào hóa đơn thay thế chỉ vì đã quen làm điều chỉnh.
2. Chuẩn bị và xác nhận biên bản điện tử
Trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn sai thuộc điểm b khoản 1 Điều 19, đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Với người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán thông báo cho người mua hoặc trên website của người bán nếu có.
Một hồ sơ rõ ràng cần giúp người đọc trả lời được: hóa đơn nào sai, sai ở trường nào, thông tin đúng là gì và hai bên thống nhất xử lý ra sao. Chỉ ghi “sai thông tin” sẽ khiến việc đối soát sau này khó hơn. Ví dụ lý do: “Mã số thuế người mua trên hóa đơn số … ngày … chưa đúng; thay thế để cập nhật mã số thuế theo hồ sơ đăng ký của bên mua.” Điền dữ liệu thực tế, không sao chép nguyên dấu ba chấm.
- Từ chi tiết hóa đơn, chọn điều chỉnh/thay thế và chức năng Lập biên bản nếu tài khoản hiển thị.
- Kiểm tra nội dung, email người mua rồi ký/gửi. Bkav cũng có lựa chọn ký/lưu trong trường hợp không có email.
- Người mua mở thông báo, đọc biên bản và xác nhận. Hướng dẫn Bkav mô tả hai cách: USB Token hoặc OTP gửi email.
- Kiểm tra kết quả xác nhận và văn bản đính kèm trước khi coi hồ sơ đã hoàn tất.
Không có email không đồng nghĩa được bỏ qua thỏa thuận cần có. Cũng không coi biên bản đã được bên bán gửi là hai bên đã hoàn thành xác nhận. Phân biệt rõ OTP xác nhận biên bản với phương thức ký hóa đơn.
3. Tạo, sửa nội dung và phát hành hóa đơn thay thế
- Trong Hóa đơn đầu ra, tìm đúng hóa đơn, mở chi tiết và chọn Thay thế Hóa đơn.
- Nhập lý do, hoàn thiện biên bản/đính kèm theo hồ sơ đã chuẩn bị.
- Kiểm tra bản chờ thay thế, sửa thông tin sai và rà lại toàn bộ người mua, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế.
- Ghi lại, kiểm tra bản thể hiện rồi ký và phát hành bằng phương thức chữ ký số đang dùng.
4. Kiểm tra cả hóa đơn mới và hóa đơn gốc
Hóa đơn thay thế cần thể hiện quan hệ với hóa đơn bị thay thế theo quy định. Đối chiếu mẫu số, ký hiệu, số, ngày hóa đơn gốc và các trường vừa sửa. Với hóa đơn có mã, chờ phản hồi cấp mã; không gửi cho khách một bản còn chờ thay thế rồi báo đã hoàn tất.
Hướng dẫn Bkav minh họa hóa đơn mới chuyển sang trạng thái thay thế đã được thuế duyệt, còn bản gốc chuyển sang bị thay thế. Cách viết nhãn có thể khác giữa các phiên bản. Điều cần xác nhận là trạng thái xử lý thực tế và mối liên hệ giữa hai bản, không chỉ nhìn thấy một số hóa đơn mới.
- Không thấy nút thay thế: kiểm tra quyền tài khoản, trạng thái hóa đơn và đúng hóa đơn cần xử lý; không lập một hóa đơn thông thường để thay bằng tay.
- Không nhận email biên bản: kiểm tra địa chỉ, thư rác và trạng thái gửi; phối hợp người mua trước khi gửi lại.
- Ký báo lỗi: đọc thông báo, kiểm tra chữ ký số/công cụ ký; không bấm tạo nhiều bản mới liên tiếp.
- Hóa đơn thay thế vẫn sai: kiểm tra lịch sử và phương thức đã dùng; không tự đổi qua lại giữa điều chỉnh và thay thế để thử.
5. Gửi khách và lưu một bộ hồ sơ thống nhất
Gửi mã tra cứu của hóa đơn mới, thông báo rõ bản nào bị thay thế và lưu hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, thỏa thuận cùng phản hồi liên quan. Bài tra cứu, đọc XML và tải PDF giúp bên mua kiểm tra đúng dữ liệu nhận được.
Nếu cần hỗ trợ chọn dịch vụ cho tài khoản đang sử dụng, xem cách mua thêm hóa đơn và giá thanh toán sau chiết khấu riêng. Hồ sơ nghiệp vụ cần xử lý đúng trước khi tính đến việc mua thêm gói.
Căn cứ: Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thao tác đối chiếu Bkav NC1a và LD21; rà soát ngày 23/09/2026.