Tạo hóa đơn Bkav eHoadon từ Excel: nhập dữ liệu và kiểm tra trước khi ký
Khi danh sách bán hàng đã có trong bảng tính, nhập lại từng hóa đơn vừa lâu vừa dễ nhầm. Cách hợp lý là chuẩn bị file theo cấu trúc hệ thống đang hỗ trợ, kiểm tra dữ liệu một lượt rồi mới đưa lên Bkav eHoadon.
Chuẩn bị file để tránh phải làm lại
Giữ một bản dữ liệu gốc trước khi chỉnh sửa. Kiểm tra mã số thuế, ngày, số lượng và các cột tiền; đặc biệt chú ý ô bị Excel tự đổi định dạng. Với lần sử dụng đầu, nên thử một nhóm nhỏ trước khi xử lý toàn bộ danh sách.
Nhập file lên hệ thống
- Đăng nhập, vào Hóa đơn đầu ra → Tạo HĐ từ file Excel.
- Bấm Chọn file, chọn bảng tính đã chuẩn bị.
- Chọn Đọc file Excel để hệ thống đọc dữ liệu.
- Đối chiếu số dòng được nhận; bấm Ghi lại để đưa dữ liệu vào danh sách.
- Kiểm tra hóa đơn vừa tạo, sau đó ký từng hóa đơn hoặc chọn nhiều hóa đơn để ký theo lô.
Với USB Token, hệ thống yêu cầu PIN để xác nhận ký. Với Bkav HSM, thông báo có thể cho biết hóa đơn đã chuyển sang ký tự động; cần kiểm tra kết quả sau đó.
File đọc được chưa có nghĩa là dữ liệu đã đúng
Một bảng tính có thể đúng cấu trúc nhưng vẫn nhầm người mua hoặc số tiền. Hãy đối chiếu ít nhất số hóa đơn, tổng doanh thu và những dòng có giảm giá. Nếu số liệu chênh, dừng ở bước kiểm tra để tìm nguyên nhân, tránh ký cả lô rồi mới phát hiện.
Đừng tải lại nguyên file nhiều lần khi đường truyền chậm. Kiểm tra danh sách đã nhận trước để tránh nhân đôi dữ liệu. Nên ghi lại thời điểm nhập và tên file để người cùng bộ phận biết lô nào đã xử lý.
Khi nào nên chọn gói lớn hơn?
Nếu nhập Excel thường xuyên vì số lượng hóa đơn tăng, hãy so sánh gói thường và gói nâng cao theo lượng sử dụng thực tế. Nhu cầu quản lý hóa đơn mua vào có thể đối chiếu riêng tại bảng giá quản lý hóa đơn đầu vào.
Video hướng dẫn thao tác
Xem video và hướng dẫn riêng →
Cần hỗ trợ thao tác? Gọi 1900 1854. Tư vấn đăng ký dịch vụ: 0962 268 862.