Điều chỉnh hóa đơn Bkav: chọn đúng cách, tính tăng giảm và kiểm tra sai sót
Khách vừa báo hóa đơn ghi cao hơn hợp đồng, kế toán thường muốn sửa thật nhanh để gửi lại. Nhưng trước khi mở nút điều chỉnh, cần xác định hóa đơn đang là bản chưa phát hành hay đã phát hành, sai ở đâu và số đúng là bao nhiêu. Chọn sai cách xử lý có thể khiến phần mềm chạy thành công nhưng hồ sơ kế toán vẫn không khớp.
1. Phân loại tình huống trước khi sửa
Đối với hóa đơn đã lập sai, căn cứ chính là Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Không dùng lại cách hủy hóa đơn sai chỉ vì chưa gửi cho khách như quy trình cũ trước ngày 01/06/2025.
| Tình huống | Hướng xử lý |
|---|---|
| Chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua; MST và các nội dung khác đúng | Thông báo người mua, không lập lại hóa đơn; thông báo cơ quan thuế bằng mẫu 04/SS-HĐĐT. |
| Sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng | Có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định và hồ sơ thực tế. |
| Hóa đơn chưa phát hành, thông tin nhập đang sai | Kiểm tra trạng thái và chỉnh bản đang soạn; không tự tạo thêm hóa đơn xử lý sai sót cho một bản chưa phát hành. |
| Hóa đơn ban đầu đúng, sau đó phát sinh trả hàng hoặc chiết khấu cuối kỳ | Xử lý theo nghiệp vụ phát sinh và hồ sơ tương ứng, không mặc định là lỗi nhập hóa đơn ban đầu. |
Điều chỉnh phù hợp khi cần phản ánh rõ phần thông tin hoặc giá trị thay đổi. Thay thế tạo một hóa đơn mới thể hiện nội dung đúng, có liên hệ với hóa đơn bị thay thế. Xem riêng quy trình thay thế và lập biên bản điện tử nếu chọn phương án đó.
2. Tính phần tăng, giảm trước khi nhập
Ví dụ minh họa: hợp đồng của một giao dịch có tiền hàng đúng là 4.500.000đ, nhưng hóa đơn đã ghi 5.000.000đ. Giả sử giao dịch áp dụng đúng thuế suất 10% và thuế suất không thay đổi:
- Tiền hàng điều chỉnh: 4.500.000 − 5.000.000 = −500.000đ.
- Tiền thuế điều chỉnh: 450.000 − 500.000 = −50.000đ.
- Tổng phần giảm: −550.000đ.
Sau điều chỉnh, cộng giá trị hóa đơn gốc với phần giảm phải ra tổng đúng 4.950.000đ. Với trường hợp tăng, làm phép tính tương tự theo chiều ngược lại. Thuế suất 10% ở đây chỉ là giả định của ví dụ, không phải mức áp dụng chung cho mọi hàng hóa, dịch vụ.
Điểm dễ nhầm là nhập toàn bộ 4.500.000đ vào phần điều chỉnh thay vì phần giảm 500.000đ. Trước khi ký, hãy nhìn bản thể hiện và đối chiếu phép cộng gốc cộng chênh lệch. Nếu sai cả số lượng lẫn đơn giá hoặc thuế suất, cần tính lại từng chỉ tiêu liên quan, không chỉ sửa tổng tiền.
3. Thao tác điều chỉnh trên Bkav eHoadon
Trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn sai thuộc điểm b khoản 1 Điều 19, người bán và người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Với người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán thông báo cho người mua hoặc trên website của mình nếu có. Giữ hồ sơ cùng hóa đơn để đối chiếu.
- Đăng nhập, tìm đúng hóa đơn trong Hóa đơn đầu ra, mở chi tiết.
- Chọn chức năng Điều chỉnh Hóa đơn, nhập lý do cụ thể và chuẩn bị văn bản liên quan.
- Ở bản chờ điều chỉnh, nhập nội dung cần điều chỉnh và số chênh lệch phù hợp. Với ví dụ điều chỉnh đơn giá, hướng dẫn Bkav dùng mục Thêm chi tiết.
- Đối chiếu người mua, hóa đơn gốc, nội dung và tiền thuế trước khi ghi lại.
- Ký, phát hành bằng phương thức chữ ký số tài khoản đang sử dụng; sau đó kiểm tra kết quả.
4. Chỉ kết thúc khi kết quả đã khớp
Không coi bấm ký hoặc đóng cửa sổ nhập PIN là hoàn tất. Với hóa đơn có mã, kiểm tra phản hồi cấp mã và trạng thái của cả hóa đơn điều chỉnh lẫn hóa đơn gốc. Nếu còn chờ xử lý hoặc bị từ chối, đọc thông báo trước khi thao tác tiếp.
- Sai dấu tăng/giảm: kiểm tra lại phép tính, loại điều chỉnh và bản thể hiện trước khi ký.
- Thiếu liên hệ với hóa đơn gốc: đối chiếu mẫu số, ký hiệu, số và ngày hóa đơn.
- Lỗi công cụ ký: xử lý kết nối theo hướng dẫn kiểm tra BkavCA Signer; không tạo lại hóa đơn chỉ vì lỗi ký.
- Khách vẫn dùng bản cũ: gửi thông tin điều chỉnh và hướng dẫn lưu cùng hồ sơ gốc, tránh bỏ sót phần chênh lệch.
Cuối cùng, tra cứu và tải XML, lưu thỏa thuận, phản hồi xử lý cùng chứng từ. Nếu cần bổ sung số lượng sử dụng, xem bảng giá Bkav và chiết khấu riêng tại bkavehoadon.com.
Căn cứ: Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nội dung thao tác đối chiếu hướng dẫn Bkav LD26, LD27; rà soát ngày 23/09/2026.