Người mua không nhất thiết có tài khoản phát hành hóa đơn của người bán. Khi nhận được email hoặc SMS, thông tin cần tìm trước hết là mã tra cứu đi kèm hóa đơn.
Nếu không thấy hóa đơn, sai mã hoặc cần người bán gửi lại mã, xem hướng dẫn tổng hợp tra cứu hóa đơn BKAV.
Lấy mã và mở hóa đơn
- Mở email hoặc tin nhắn người bán gửi, lấy mã tra cứu.
- Có thể bấm liên kết tra cứu trong email, hoặc mở địa chỉ tracuu.ehoadon.vn trên trình duyệt.
- Điền mã vào ô tra cứu và thực hiện tìm kiếm.
- Khi hóa đơn hiển thị, dùng chức năng tải về và chọn định dạng phù hợp như PDF hoặc XML.
Nên giữ file nào?
PDF thuận tiện để đọc và chuyển cho người đối chiếu. XML phục vụ lưu dữ liệu điện tử và các công việc kiểm tra bằng phần mềm. Nên đặt hai file cùng thư mục giao dịch để không phải tìm lại khi cần bàn giao hồ sơ.
Chưa thấy hóa đơn thì kiểm tra gì?
Trước tiên kiểm tra mã có bị thiếu ký tự, dính khoảng trắng hoặc sao chép nhầm số hóa đơn hay không. Sau đó đối chiếu email nhận và hỏi người bán tình trạng gửi. Nếu chưa có mã, hãy đề nghị người bán gửi lại thông tin tra cứu của đúng giao dịch.
Khi cần hỗ trợ, cung cấp ngày giao dịch và thông tin hóa đơn qua kênh làm việc phù hợp. Không đăng công khai ảnh hóa đơn có đầy đủ thông tin khách hàng chỉ để nhờ tìm lỗi trên mạng xã hội.
Đối chiếu sau khi tải
Kiểm tra tên người bán, người mua, mặt hàng và số tiền với giao dịch thực tế. Nếu thấy khác biệt, trao đổi lại với bên phát hành; việc tải được file không thay cho bước đối chiếu nghiệp vụ của đơn vị.
Doanh nghiệp nhận nhiều hóa đơn có thể tham khảo giải pháp quản lý hóa đơn đầu vào. Nếu cần phát hành hóa đơn cho khách hàng của mình, xem bảng giá Bkav eHoadon.
Đã có file XML: đọc và đối chiếu như thế nào?
Khách gửi một tệp XML, mở ra toàn ký tự nên tưởng file hỏng. Thực tế XML là dữ liệu có cấu trúc, cần công cụ đọc phù hợp để hiển thị thành hóa đơn. Đừng sửa file trong trình soạn thảo hoặc đổi đuôi thành PDF để thử mở.
- Giữ một bản XML gốc như khi nhận; nếu nằm trong ZIP, giải nén trước khi chọn file.
- Tại trang tra cứu Bkav, chọn Tra cứu bằng file XML.
- Bấm Chọn file, chọn tệp XML rồi Đọc file XML.
- Đối chiếu MST hai bên, mẫu số/ký hiệu, số hóa đơn, ngày, tiền hàng và tiền thuế với giao dịch thực tế.
- Kiểm tra thông tin chữ ký, mã và trạng thái hóa đơn theo dữ liệu/công cụ tra cứu tương ứng. Nếu là bản đã điều chỉnh hoặc bị thay thế, cần xem cả chứng từ liên quan.
Đọc được file không có nghĩa là mọi điều kiện pháp lý hoặc khấu trừ thuế đã được xác nhận. Công cụ hiển thị giúp xem dữ liệu; việc đánh giá hóa đơn còn cần trạng thái, chữ ký, thông tin người bán và hồ sơ giao dịch.
Không đọc được XML hoặc tra cứu không ra: kiểm tra theo thứ tự
- Chọn nhầm PDF, ZIP hoặc tệp rỗng: kiểm tra định dạng và dung lượng, tải lại XML từ thông báo gốc.
- File từng bị sửa: xin lại bản gốc; không sửa tiếp nội dung để làm công cụ hết báo lỗi.
- XML từ hệ thống khác: dùng công cụ phù hợp với định dạng/nhà cung cấp; không kết luận hóa đơn giả chỉ vì một trình đọc không mở được.
- Mã tra cứu không tìm thấy: kiểm tra mã, khoảng trắng khi sao chép, đúng cổng tra cứu và hỏi người bán về trạng thái phát hành.
- Thông tin PDF và XML khác nhau: dừng đối soát, yêu cầu bên bán xác nhận đúng bộ chứng từ. Không chọn bản có số tiền thuận tiện hơn.
Người mua chưa nhận mã: gửi lại đúng hóa đơn
Người bán mở chi tiết hóa đơn trên Bkav, chọn Gửi Mã tra cứu Hóa đơn, kiểm tra email/số điện thoại nhận rồi gửi. Hướng dẫn Bkav cho phép ngăn cách nhiều địa chỉ bằng dấu chấm phẩy. Chỉ nhập đúng người cần nhận; kiểm tra lại trạng thái gửi và đề nghị khách xem cả thư rác.
Video dưới đây minh họa thao tác gửi lại mã, dùng khi đã xác định đúng hóa đơn:
Lưu XML, PDF và Excel đúng mục đích
Giữ XML để lưu dữ liệu hóa đơn gốc; PDF thuận tiện đọc/in; Excel dùng đối soát, không thay thế bộ dữ liệu hóa đơn điện tử. Tổ chức thư mục theo năm, tháng và nhà cung cấp giúp tìm lại nhanh hơn. Xem cách sao lưu XML.
Nếu đối chiếu phát hiện sai sót, xem phân loại lỗi điều chỉnh hoặc quy trình thay thế. Doanh nghiệp cần quản lý nhiều hóa đơn đầu vào có thể xem các gói quản lý hóa đơn đầu vào Bkav.
Video hướng dẫn thao tác
Xem video và hướng dẫn riêng →
Cần hỗ trợ thao tác? Gọi 1900 1854. Tư vấn đăng ký dịch vụ: 0962 268 862.