Hóa đơn đầu tiên thường mất thời gian ở khâu kiểm tra thông tin, không phải ở nút ký. Hãy chuẩn bị chứng từ bán hàng, thông tin người mua và người có quyền ký trước khi thao tác để tránh sửa đi sửa lại.
Chuẩn bị trước khi lập hóa đơn
Đơn vị cần hoàn thành đăng ký sử dụng và nhận chấp thuận của cơ quan thuế. Nếu ký bằng USB Token, cắm thiết bị vào máy và kiểm tra công cụ ký. Đăng nhập tài khoản Bkav eHoadon của đúng đơn vị.
Các bước thực hiện
- Vào Hóa đơn đầu ra → Thêm mới.
- Nhập thông tin chung, chọn đúng mẫu và ký hiệu đã đăng ký.
- Điền thông tin người mua; chọn Thêm chi tiết để nhập hàng hóa, dịch vụ.
- Kiểm tra số lượng, đơn giá, thuế và tổng tiền. Dùng Ghi lại và nhập tiếp khi còn dòng hàng khác.
- Ghi lại hóa đơn, mở xem và đối chiếu với chứng từ bán hàng.
- Chọn thao tác ký, phát hành ở đúng dòng hóa đơn. Với USB Token, nhập PIN và xác nhận.
- Theo dõi kết quả xử lý; hóa đơn có mã cần kiểm tra kết quả cấp mã, không chỉ thông báo đã gửi.
Kiểm tra gì trước khi bấm ký?
Nên đọc lại theo ba nhóm: đúng người mua, đúng hàng hóa và đúng số tiền. Chẳng hạn khách đặt hai hạng mục nhưng chứng từ chỉ có một dòng tổng, hãy xác nhận cách thể hiện với người phụ trách trước khi phát hành. Không nhập đại thuế suất để vượt qua màn hình kiểm tra.
Nếu hệ thống phản hồi lỗi, ghi lại nội dung lỗi và số hóa đơn đang xử lý. Đừng tạo thêm một hóa đơn giống hệt chỉ vì chưa thấy kết quả ngay: trước tiên cần xác định giao dịch cũ đã hoàn tất hay chưa.
Chọn mẫu và gói sử dụng
Bạn có thể xem mẫu hóa đơn và phí thiết kế, rồi đối chiếu bảng giá Bkav eHoadon theo nhu cầu thực tế. Trường hợp có nhiều dòng dữ liệu, xem thêm hướng dẫn nhập Excel trong nhóm bài liên quan bên dưới.
Xuất nhiều hóa đơn: kiểm tra từng dòng trước khi ký theo lô
Cuối ngày có nhiều hóa đơn cần phát hành, thao tác theo lô giúp giảm việc ký lặp lại. Tuy nhiên, một lần ký không có nghĩa mọi hóa đơn trong danh sách đều thành công.
- Rà dữ liệu người mua, hàng hóa, ngày lập, thuế suất và tiền thuế của từng hóa đơn. Loại bản đang cần xác nhận ra khỏi lượt ký.
- Chọn các dòng phù hợp rồi dùng chức năng Ký & Phát hành. Hoàn tất xác thực theo phương thức ký đang sử dụng.
- Kiểm tra kết quả từng hóa đơn: đã phát hành, đang xử lý hay lỗi. Với hóa đơn có mã, kiểm tra phản hồi cấp mã.
- Chỉ xử lý lại các bản lỗi sau khi biết nguyên nhân; không nhập lại cả lô vì một dòng chưa thành công.
Đối soát sau phát hành bằng Excel
Chức năng kết xuất Excel khác với nhập Excel để tạo hóa đơn. Bkav có kiểu xuất mỗi hóa đơn một dòng và kiểu chi tiết mỗi mặt hàng một dòng. Chọn bộ lọc ngày, trạng thái, người mua phù hợp trước khi tải để tránh so hai danh sách khác phạm vi.
Khi cộng số liệu từ bảng chi tiết, kiểm tra các cột tổng hóa đơn có bị lặp theo từng mặt hàng hay không. Đối chiếu riêng hóa đơn bị thay thế và phần điều chỉnh để tránh cộng doanh thu hai lần. Nếu phát hiện sai, đọc cách phân loại và điều chỉnh hóa đơn trước khi tạo thêm bản mới.
Video hướng dẫn thao tác
Xem video và hướng dẫn riêng →
Cần hỗ trợ thao tác? Gọi 1900 1854. Tư vấn đăng ký dịch vụ: 0962 268 862.
Chuẩn bị tài khoản, công cụ ký và số lượng
Chưa vào được hệ thống? Xem hướng dẫn đăng nhập. Nếu bị lỗi công cụ, xem cách kiểm tra Signer. Khi cần bổ sung số lượng, đối chiếu gói mua thêm và chiết khấu riêng cho tài khoản đang sử dụng.