Đợi đến lúc bàn giao kế toán mới tải hồ sơ thường khiến công việc bị dồn lại. Tạo bản sao lưu định kỳ giúp bạn chủ động hơn khi cần đối chiếu, lưu hồ sơ hoặc chuyển giao cho người phụ trách mới.
Tạo bản sao lưu trên hệ thống
- Đăng nhập tài khoản Bkav eHoadon của đơn vị.
- Mở menu dấu ba chấm và chọn Sao lưu.
- Bấm Tạo Sao lưu mới.
- Khi bản sao lưu sẵn sàng, bấm Tải về để lưu dữ liệu hóa đơn XML vào máy.
Danh sách sao lưu cũng cho phép tải lại bản đã tạo. Hãy kiểm tra đúng bản cần dùng thay vì mặc định bản cũ nhất bao gồm toàn bộ dữ liệu hiện tại.
Kiểm tra sau khi tải
Không nên chỉ nhìn thấy tên file rồi kết luận đã xong. Kiểm tra tệp đã tải hoàn tất, mở thư mục lưu và thử đọc một số hóa đơn bằng công cụ phù hợp. Nếu tệp nén không mở được, tải lại và kiểm tra dung lượng trước khi chuyển cho người khác.
Tổ chức hồ sơ để dễ bàn giao
Một cách đơn giản là chia thư mục theo đơn vị và kỳ lưu, giữ thêm ghi chú ngày tải. Nếu có nhiều người phụ trách, thống nhất cách đặt tên ngay từ đầu để tránh những thư mục như “mới nhất”, “mới nhất 2” khiến người nhận không biết nên dùng bản nào.
Nên có bản sao ở nơi lưu trữ được đơn vị quản lý và giới hạn người được truy cập. Không dùng đường dẫn chia sẻ công khai cho cả bộ hóa đơn. Khi bàn giao, ghi nhận phạm vi dữ liệu và người tiếp nhận thay vì chỉ gửi một file không có mô tả.
Sao lưu khác với tra cứu từng hóa đơn
Nếu chỉ cần một hóa đơn của một giao dịch, dùng mã tra cứu sẽ thuận tiện hơn. Nếu đang chuẩn bị hồ sơ số lượng lớn, quy trình sao lưu giúp tổ chức dữ liệu tập trung. Với nhu cầu hóa đơn mua vào, xem bảng giá quản lý hóa đơn đầu vào; nhu cầu phát hành xem bảng giá eHoadon.
Video hướng dẫn thao tác
Xem video và hướng dẫn riêng →
Cần hỗ trợ thao tác? Gọi 1900 1854. Tư vấn đăng ký dịch vụ: 0962 268 862.